S’il est vain de tenter d’éliminer la dispersion, on peut apprendre à la gérer grâce à quelques règles de travail.
Savoir par ou commencer
Avant de débuter une journée ou une nouvelle activité, il est bon de savoir où l’on va. La to do list conçue comme une suite de chose à faire est insuffisante. Pour éviter les débordements, il est utile de se donner des limites et des objectifs (quand ? Combien ? Quoi ?).Répondre aux mails, avancer dans le dossier X sont des objectifs trop imprécis.
Tenir le cap
En travaillant, notre attention est sans cesse attirée par des stimuli extérieurs captant notre attention : le regard qui se porte sur un courrier, un appel, une idée qui surgit, l’envie d’aller aux toilettes. Plutôt que de vouloir éviter ces sauts attentionnels, il faut repérer les débordements (se retrouver à la dérive sur Google par le jeu des renvois). Tenir le cap, c’est apprendre à se recentrer après une courte interruption plutôt que de chercher une inaccessible concentration systématique.
Rythmer son activité
« Le temps de vrai travail est court » (Jean Guitton). D’où l’importance de repérer le moment de la journée où l’on est le plus productif (en général le matin) pour exécuter les tâches qui demandent de la concentration et de l’effort. Sanctuariser un temps et un espace autour d’un objectif précis et se ménager de vrais moments de pause. Le papillonnage consiste à ne pas séparer le vrai travail et les vraies pauses, le travail intensif et le travail au ralenti.
Se déconnecter
Mails, sms, tweets, nous sommes submergés du soir au matin. Cette avalanche informationnelle est toxique et stresse inutilement. Il faut donc apprendre à refuser l’« infobésité », aussi dangereuse pour le cerveau que l’excès de sucre et de graisse pour le reste du corps. Une technique simple pour débuter. Se désabonner à la multitude de fils d’info en bas des messages reçus automatiquement… (il y a une fonction désabonnement en bas des mailings automatique). Apprendre à mettre son portable dans un tiroir pendant une heure, plutôt que sur la table.
Gérer les imprévus
L’imprévu fait partie du travail. Il y aura toujours des pannes d’imprimante, des collègues malades, des urgences de dernières minutes, etc. Régler au fur et à mesure ces petits problèmes fait partie du travail de la vie des organisations. Il faut donc prévoir l’imprévu dans son planning. Ne pas l’ignorer, ne pas se laisser envahir par lui.
Contrôler les réunions et les rendez-vous
86 % des cadres se plaignent de participer à des réunions à rallonge ou l’on parle beaucoup sans prendre de décision. Il existe des méthodologies éprouvées de réunions efficaces : ordre du jour, temps de parole maîtrisé, récapitulatif. De même, les rendez-vous impromptus sont des pièges. Il faut savoir mettre fin à une petite entrevue (« bien sûr, mais 5 minutes pas plus » ou « bien sûr, mais ça peut attendre une demi-heure le temps que je termine ? »). Une façon de ne pas interrompre votre activité en cours (toujours coûteux).
Fixer des règles communes
La dispersion est aussi une affaire collective : les réunions trop longues, les interruptions entre collègues, les informations tous azimuts… La question de la dispersion/attention doit être régulée collectivement. En parler et partager son expérience est un premier pas qui brise la solitude (non, ce n’est pas un défaut personnel). C’est ensuite la condition pour fixer des règles communes : organisation des réunions, des rendez-vous, gestion de l’information interne.
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Mots clés : contrôlersonattention,dispersion
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